In Ziekenhuis St Jansdal zijn Erik Waasdorp en Pieter Helmons nauw betrokken geweest bij de implementatie van de innovatieve softwareoplossing om de Apotheekfacturatie efficiënter te laten verlopen.
2023
Deze oplossing wordt ingezet om de correcte apotheekfacturen direct goed te keuren en daarmee alleen nog te sturen op uitzonderingen. Dat levert een hoop tijdswinst op!
Erik werkt sinds 2011 in de ziekenhuisapotheek en heeft zich ontwikkeld van farmaceutisch medewerker naar tactisch inkoper. Hij werkt nauw samen met Pieter, ziekenhuisapotheker en Chief Pharmacy Informatics Officer (CPIO). Pieter zorgt er als CPIO mede voor dat medicatie gerelateerde processen in het ziekenhuis maximaal aansluiten bij de werkprocessen van zorgverleners.
Het multidisciplinaire project werd geleid door Alie Floor, projectleider St Jansdal.
De keuze voor Xolve kwam voort uit het oplopende personeelstekort in de zorg, zodat repeterende, tijdrovende handelingen geautomatiseerd konden worden. Dit maakt het proces efficiënter en minder foutgevoelig
“Voorheen waren we tot wel acht uur per week bezig met het controleren van facturen. Dankzij Xolve doen we dat nu automatisch en met veel meer vertrouwen.“ aldus Erik.
Deze oplossing zorgt dan ook voor een nauwkeurige controle van de financiële processen én vermindert fouten aanzienlijk.
Het projectteam had als doel om minimaal een 80% tijdsreductie van het factuur controle proces te behalen. Met deze stip op de horizon gingen ze aan de slag. Onderweg kwamen er nog wel wat uitdagingen voorbij.
“In het begin waren bijvoorbeeld de verwachtingen tussen de betrokkenen niet duidelijk genoeg. Zodra iedereen zijn rol en verantwoordelijkheden begreep, ging het veel beter.“ vertelt Erik.
Ook bleek het ontbreken van een gestandaardiseerde opmaak van de facturen een uitdaging: als voorbeeld bleek op de facturen van het merendeel van de leveranciers de unieke nationale code (ZI-nummer) van de geleverde medicatie te ontbreken.
“Door goede communicatie en samenwerking tussen alle partijen hebben we deze obstakels kunnen overwinnen.“
Hierin speelde Fikss volgens Pieter en Erik een belangrijke rol. Dankzij hun klantgerichte aanpak, met korte lijnen, persoonlijke bereikbaarheid en duidelijke actiepunten, werden obstakels effectief aangepakt.
Bij de invoering van de oplossing waren er drie afdelingen nauw betrokken, die elk een belangrijke rol speelden. In het begin was de samenwerking tussen deze afdelingen moeilijk, omdat de verwachtingen niet goed uitgesproken waren.
“We merkten dat het in het begin vrij moeizaam ging, waarschijnlijk omdat de verwachtingen tussen de afdelingen niet goed gecommuniceerd waren.“ legt Erik uit.
“Maar toen we eenmaal op één lijn zaten en duidelijk wisten wat we van elkaar verwachtten, ging het een stuk vlotter.”
Naast Pieter en Erik waren er namelijk nog een groot aantal andere essentiële medewerkers betrokken bij de succesvolle implementatie van Xolve:
Linda Sluiter, Applicatie Coördinator Epic; Stefan Scholte, Applicatie coördinator interfaces Epic; Miranda Bogaard, crediteurenadministratie; Maaike Kamphorst, crediteurenadministratie; én Esther van Dijken, Applicatie coördinator AFAS.
Erik en Pieter benadrukken beiden het belang van samenwerking tussen deze afdelingen.
“Als er één of twee twijfels hadden over de livegang, omdat er zaken waren die nog niet goed werkten, besloten we samen om de lancering uit te stellen. Dit zorgde ervoor dat iedereen met een goed gevoel richting de livegang kon gaan.“ zegt Pieter.
De voordelen van Xolve waren na livegang al snel duidelijk:
1. Tijdsbesparing: Waar voorheen 1600 factuurregels per maand handmatig gecontroleerd moesten worden, is dit aantal nu gereduceerd tot slechts één regel per dag!
2. Hogere kwaliteit: Dankzij de automatisering kunnen medewerkers zich nu richten op taken die daadwerkelijk waarde toevoegen.
“We kunnen nu echt de focus leggen op de zorg, in plaats van uren te besteden aan administratieve handelingen.” zegt Erik.
3. Tevreden medewerkers: De vermindering van routinematige taken heeft geleid tot meer werkplezier. “Medewerkers ervaren nu minder druk en halen meer voldoening uit hun werk.” aldus Pieter.
Een van de belangrijkste lessen uit dit proces was de kracht van samenwerking. “We zaten regelmatig bij elkaar aan tafel.” zegt Pieter. Hierdoor voelde iedereen zich betrokken en werd de communicatie veel beter. Het persoonlijke contact was echt een meerwaarde.
Erik vult aan: “Het maakt een groot verschil of je iemand alleen online spreekt of daadwerkelijk fysiek met elkaar aan tafel zit. Dat heeft onze samenwerking versterkt.”
Xolve heeft voor het St. Jansdal al mooie resultaten opgeleverd, maar er blijven natuurlijk wensen voor de toekomst. “Er zijn nog steeds verbeteringen mogelijk, zoals het frequenter inlezen van (contract)prijzen.“ legt Pieter uit.
“Momenteel gebeurt dit elk kwartaal, maar we denken dat we dit beter maandelijks kunnen doen om fluctuerende prijzen sneller op te vangen.”
Vanaf januari 2025 verwacht het St Jansdal ziekenhuis dan ook volledig te profiteren van de tijdswinst en de verbeterde kwaliteit die Xolve biedt.
De implementatie van Xolve in het St Jansdal ziekenhuis is een mooi voorbeeld van de positieve invloed die automatisering in de zorgsector heeft. Door repeterende taken te automatiseren, worden processen niet alleen sneller, maar ook betrouwbaarder. Het succes van dit project laat zien hoe het automatiseren van werkprocessen en samenwerking hand in hand kunnen gaan om de uitdagingen in de zorg aan te pakken.
Zoals Erik het samenvat: “Elk proces dat we kunnen automatiseren, is er één. Het is de enige manier om de werkdruk te verlichten en tegelijkertijd de zorgkwaliteit te waarborgen.”
De implementatie van Xolve in het St Jansdal ziekenhuis heeft niet alleen de administratieve processen geoptimaliseerd, máár ook de mindset binnen het team veranderd. Dankzij samenwerking, duidelijke doelen en de juiste technologie kunnen ze nu met vertrouwen de toekomst tegemoet kijken.
Samen met deze klanten maken wij oplossingen succesvol!
